Sekretariat mit Assistenzaufgaben (m/w/d)

Wir suchen für unseren Standort Darmstadt zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Mitarbeiter*in im Sekretariat mit Assistenzaufgaben (m/w/d)

Für das Standortsekretariat inkl. Empfang in unserem Darmstädter Büro mit ca. 50 Mitarbeitenden suchen wir Verstärkung (in Teilzeit 20 bis 24 Wochenstunden).

Deine Aufgaben

Du bist zusammen mit Deiner Teamkollegin für das Büromanagement und den Empfang am Standort zuständig. In dieser Rolle stellst Du effiziente Support- und Serviceprozesse für die Mitarbeitenden sicher. Hierzu gehören u.a. gängige Sekretariats- und Office-Management Funktionen, die logistische Unterstützung bei Veranstaltungen, Netzwerktreffen und Workshops und die Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Büroinfrastruktur. Du gewährleistest einen kontinuierlichen Austausch mit der Hausverwaltung und Dienstleistern, bereitest Entscheidungen in diesen Kontexten vor und unterstützt in der Steuerung externer Dienstleister. Als Ansprechpartner*in am Empfang stehst Du für den professionellen und guten ersten Eindruck gegenüber Gästen.

Dein Profil

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder verfügst über eine vergleichbare Ausbildung
• Sehr gute Microsoft Office Kenntnisse und ein freundliches, kommunikatives Auftreten sind für Dich selbstverständlich
• Strukturiertes Arbeiten und Organisationstalent vereinst Du mit einem guten Verständnis für effiziente Prozesse
• Die Freude an der Arbeit im Team, am Austausch mit den Kolleg*innen und eine ausgeprägte Serviceorientierung zeichnen Dich aus
• Du arbeitest zuverlässig, selbständig und lösungsorientiert. Auch Unvorhergesehenes wirft Dich nicht aus der Bahn
• Gute Englischkenntnisse runden Dein Profil ab

Unser Angebot

Wir bieten Dir eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem hochmotivierten, professionellen Team. Wir setzen uns für Vielfalt und Gleichberechtigung ein und bemühen uns um ein integratives Arbeitsumfeld und Diversität. Die Bezahlung erfolgt nach Haustarif inkl. Weihnachtsgeld, ergänzt durch weitere soziale Leistungen wie Kita-Zuschüsse, Kinderzulagen, JobRad, vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge, Betriebsausflüge, sowie eine hauseigene, kostenfreie vegetarische Kantine. Dein Arbeitsvertrag ist zunächst auf zwei Jahre befristet mit Perspektive auf eine dauerhafte Stelle.
Wenn Du Interesse und Freude hast, mit Deinen Kompetenzen und Deiner Persönlichkeit die erfolgreiche Arbeit des Öko-Instituts zu unterstützen, freuen wir uns auf Deine Bewerbung. Bitte sende Deine vollständige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) und Deinen frühestmöglichen Eintrittstermin bis zum 13.05.2024 in einer PDF-Datei per E-Mail an bewerbung-gf-iko@oeko.de. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Deine Bewerbungsunterlagen gelöscht. Unsere Datenschutzhinweise findest Du hier.