Verwaltungsfachkraft (m/w/d)

Wir suchen für den Bereich Bauen und Umwelt eine engagierte

Verwaltungsfachkraft m/w/d

in unbefristeter Vollzeitbeschäftigung (39 Std./Woche).
In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie die Fachbereichsleitung im Fachbereich Bauen und Umwelt und tragen maßgeblich zur Entlastung bei. Sie übernehmen ein breites Spektrum an Aufgaben in den Bereichen Kommunikation, Organisation und Administration. Ihre Tätigkeiten umfassen unter anderem Sekretariatsarbeiten sowie Assistenzaufgaben und sorgen damit für einen reibungslosen Ablauf im Fachbereich.

Ihre Aufgaben

• Entgegennahme, Beantwortung und Koordination von Telefonaten von Bürgern, Firmen und hausinterner telefonischer Kommunikation
• Unterstützung der Fachbereichsleitung und der stellvertretenden Fachbereichsleitung bei der Terminplanung
• Bearbeitung und Verwaltung eingehender und ausgehender Korrespondenz (Post, E-Mail und andere elektronische Kommunikationswege)
• Betreuung des zentralen E-Mailpostfachs inkl. Mängelmeldesystem
• Erstellung von Schriftsätzen, Aktenvermerken, Protokollen, Berichten, Statistiken und allgemeinen internen sowie externen Schreiben
• Arbeit mit dem gemeindlichen Rechnungsworkflow-System, einschließlich der Buchung von wiederkehrenden Rechnungen
• Mitarbeit bei der Erstellung der jährlichen Haushaltsplanung, inklusive Ausfüllen von Intensivmaßnahmenblättern und Aufarbeitung von Datensätzen
• Ablage und Verwaltung von Vorgängen, Führung von Wiedervorlagen und Akten, sowie Anlegung von Aktenvorgängen und Ordnern
• Regelmäßige Aktualisierung und Pflege der Datenbanken.
• Unterstützung bei der Recherche und Analyse von relevanten Informationen
• Unterstützung bei der Erstellung und Vorbereitung von Präsentationen
• Planung und Vorbereitung von internen und externen Gesprächsterminen

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossene Berufsausbildung, vorzugsweise als Verwaltungsangestellte/r oder eine kaufmännische Berufsausbildung
• Berufserfahrung im Bereich der öffentlichen (Kommunal-)Verwaltung oder mehrjährige Berufserfahrung als Sekretär/in
• Grundlegende Kenntnisse im Bereich des kaufmännischen Rechnungswesens
• Sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit MS-Office Programmen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und hervorragende Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• Schnelle Auffassungsgabe, Organisationstalent sowie die Fähigkeit, Arbeitsaufgaben eigenverantwortlich zu priorisieren und zu strukturieren
• Hohe Flexibilität, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit und Stressresistenz
• Freundliches und kompetentes Auftreten, verbunden mit Geduld, Souveränität, guter Gesprächsführung und Konfliktmanagement-Fähigkeiten
• Teamfähigkeit und Einsatzbereitschaft zur Einarbeitung in neue Aufgabenfelder

Das bietet Ihnen Ihr kommunaler Arbeitgeber zusätzlich:

• Eine unbefristete Beschäftigung
• Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit
• Mitarbeit in einem engagierten und freundlichen Team
• Flexible Arbeitszeiten zwischen 6 und 20 Uhr (keine Kernzeit)
• Eine leistungsgerechte Bezahlung entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung bis Entgeltgruppe 8 des öffentlichen Dienstes (TVöD)
• Fahrradleasing, Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt und die durch den Arbeitgeber finanzierte Zusatzversorgung im kommunalen öffentlichen Dienst
• Arbeitgeberzuschuss i.H. von 15% für private Altersversorgung via Entgeltumwandlung (Sparkasse, GVV, ZVK)
• RMV-JobTicket Premium für das RMV-Gebiet (ohne Eigenbeteiligung, inkl. Mitnahmeregelung)
• Regelmäßige Fort- und Weiterbildung
• Mobile Massage und weitere betriebliche Angebote

Bewerber, welche die Qualifikation Feuerwehr-Grundlehrgang erwerben möchten oder diese bereits haben und für Tageseinsätze der Feuerwehr zur Verfügung stehen möchten, sind erwünscht.
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Die Gleichstellung von Frauen und Männern wird gewährleistet.
Nähere Auskünfte zu dieser Stelle erhalten Sie gerne durch die Fachdienstleiterin Tiefbau, Frau Birgit Gandenberger, Georg-Kaiser-Platz 3, 64342 Seeheim-Jugenheim, Tel. 06257 / 990208, birgit.gandenberger@seeheim-jugenheim.de.
Ihre aussagefähige Bewerbung erbitten wir bis spätestens 11.06.2025 an den
Gemeindevorstand der Gemeinde Seeheim-Jugenheim,
Schulstraße 12, 64342 Seeheim-Jugenheim
Bitte legen Sie uns keine Bewerbungsmappen/-hüllen und auch keine Originale vor, da wir die Unterlagen nicht zurücksenden. Wenn Sie eine Rückgabe der Bewerbungsunterlagen wünschen, bitten wir Sie, einen ausreichend frankierten und adressierten Rückumschlag beizufügen. Die Unterlagen werden nach einer Aufbewahrungsfrist vernichtet. Alternativ können Sie Ihre Bewerbung per E-Mail an bewerbung@seeheim-jugenheim.de (als PDF Datei) übersenden.
Unsere Datenschutzerklärung finden Sie auf unserer Homepage, www.seeheim-jugenheim.de, unter dem Suchbegriff Datenschutzerklärung.