Management & Project Assistant (m/w/d)

Gesundheit ist genau Dein Ding? Unseres auch!

WEFRA LIFE sucht eine*n Management & Project Assistant (w/m/d)
Die treibende Kraft im Gesundheitsmarkt kann man nicht alleine sein. Dafür kommt es auf jeden Einzelnen im Team an. Vielleicht auch auf Dich? Werde jetzt Teil einer der führenden Werbeagenturen im Bereich Healthcare und begleite spannende und vielseitige Projekte. Einen kleinen Einblick erhältst Du hier.

Deine Company

Wir sind inhabergeführt, seit über 90 Jahren auf dem Markt und beschäftigten derzeit rund 180 Expert*innen. Was haben wir zu bieten?
Partnerschaftlich bedeutet für uns langfristig.
Unsere Arbeitsverträge sind unbefristet. Klar, auch bei uns gibt’s eine Probezeit, aber wenn beide Seiten feststellen, dass es passt, freuen wir uns über eine lange Zusammenarbeit.
Wir machen Gesundheit - und gesunde Arbeitszeiten.
Deine Work-Life-Balance ist uns wichtig. Deshalb kannst Du Deine Arbeitszeit weitestgehend frei gestalten. Außerdem hast Du ein Zeitkonto: Und wenn mal ein "Guthaben" angefallen ist, dann kannst Du es per Freizeitausgleich in freie Tage umwandeln. Bei uns gibt es keine mit dem Gehalt abgegoltenen Überstunden.
Flexibles Arbeiten in Deutschland und Europa.
Ob Office, Mobile Office oder beides zusammen: Du hast die Wahl. Natürlich ist es in den meisten unserer Jobs auch superwichtig, vor Ort im Büro zu sein und sich direkt mit den Kolleg*innen auszutauschen. Aber ansonsten gestaltest Du den Ort Deiner Arbeit. Und wenn Du das möchtest, dann kannst Du gerne auch mal temporär innerhalb der EU arbeiten.
Du gestaltest Dein Vorankommen.
Wir meinen das ganz ernst! Wir bieten Dir attraktive Entwicklungsmöglichkeiten on-the-job sowie Workshops und Coachings. Unsere WEFRA LIFE Academy unterstützt Dich vom ersten Tag an. Außerdem bieten wir für Dich tolle Chancen fürs "Weiterkommen" - ob in der Führungs- oder der Fachkarriere.
Der Umwelt zuliebe.
Bei Interesse zahlen wir dir das Deutschlandticket oder du bekommst ein Job-Rad. Parkplätze gibt es aber auch - sogar mit Ladestationen für Dein E-Auto.
Für Verpflegung ist gesorgt.
Wasser, Kaffee, Tee und Obst sind bei uns selbstverständlich kostenlos. Außerdem warten in unserer hauseigenen Cafeteria abwechslungsreiche Mittagessen auf Dich.

Dein Team

Du bist nicht einfach nur Teil eines Teams - du bist der oder die Taktgeber*in! Als Management Board der WEFRA LIFE MEDIA und der HEALTHY PROGRAMMATIC gestalten wir aktiv die Zukunft unseres Media-Business. Mit über 60 Kolleg*innen in den Teams Media Buying, Digital und Print Planning sowie Programmatic Advertising setzen wir Maßstäbe im B2B-Healthcare-Markt. Wir suchen Persönlichkeiten, die mit uns Innovationen vorantreiben, Prozesse nicht nur begleiten, sondern neu denken und unseren wirtschaftlichen Erfolg aktiv sichern. Bei uns bist du nicht Zuschauer*in, sondern Mitgestalter*in - bereit, mit uns neue Wege zu gehen und das Tempo vorzugeben.
Für unseren Standort in Neu-Isenburg bei Frankfurt suchen wir eine*n Management & Project Assistant (w/m/d), der/die uns als Management Board tatkräftig im Projektmanagement und der Teamkoordination unterstützt.

Dein Job

Wichtig vorneweg: Diese Rolle ist keine klassische Assistenz, bei der es um Zuarbeiten, e-Mails koordinieren, Termine managen und ein wenig auf Projekten mitarbeiten geht. Deine Aufgabe ist es weniger, das Tagesgeschäft zu verwalten - sondern Tempo, Richtung und Umsetzung sicherzustellen.
Konkret heißt das:

• Du verantwortest einen großen Teil unserer Projekte wie z. B. Pitch- oder New-Business-Projekt, Automatisierungs-Projekte oder Struktur- und Prozessprojekte
• Diese Projekte steuerst Du end-to-end: Ziel, Timeline, Aufgaben, Abhängigkeiten, Nachverfolgung, Abschluss
• Du führst Meetings, Jour Fixes und Projektformate so, dass Ergebnisse entstehen - nicht Protokolle
• Du erkennst politische Interessen und Handlungen, Blindleistung ("Aktionismus": Aktivität statt Produktivität, "gut gemeint", Ziel aus dem Auge verloren) und Ausweichbewegungen (politisch intendierte Handlungen, Ziel bewusst umgehend) - und steuerst wirksam dagegen
• Du hältst unserer Geschäftsleitung den Rücken frei indem du klar priorisierst, unangenehme Themen adressierst und Ergebnisse einforderst
• Zusätzlich übernimmst du das Office‑ und Terminmanagement für unsere Geschäftsleitung - nicht als Selbstzweck, sondern als Teil wirksamer Steuerung

Dein Profil

Wichtig vorneweg: Natürlich setzen wir für diese Stelle auch bestimmte Qualifikationen voraus. Entscheidend sind für uns aber vor allem Haltung & Persönlichkeit.
Was sehr wichtig für die Stelle ist - wir freuen uns auf deine Bewerbung, wenn alle diese Punkte erfüllt sind:

• Du bringst nachweisbare Verantwortung für klassische, zeitlich befristete Projekte mit - nicht Mitarbeit, nicht Zuarbeit, sondern echte Projektverantwortung (Art der Projekte ist zweitrangig - Verantwortung ist entscheidend; auch nachrangig ist, wie viele Jahre Projekterfahrung Du hast)
• Sehr wichtig ist ein kaufmännisches Grundverständnis: Du verstehst Budgets, Prioritäten und wirtschaftliche Zielkonflikte
• Belastbarkeit & politische Souveränität: Du kannst mit widersprüchlichen Interessen, "Das haben wir doch schon immer so gemacht" und politischen Handlungen umgehen - ohne naiv zu werden oder dich verbiegen zu lassen
• Gestaltungswille: Du willst etwas leisten und bewegen und nicht nur funktionieren - Du hast Lust auf Herausforderungen, willst Dein Umfeld prägen, strukturieren, voranbringen und last but not least: "Hat doch immer funktioniert" ist für Dich eher ein Antrieb, es in Frage zu stellen
• Stark im Kontakt: Du bist freundlich, verbindlich und diplomatisch - aber nicht konfliktscheu
• Sprache: In Wort und Schrift beherrschst Du Deutsch auf C2-Level und Englisch auf C1-Level

Ein "Plus", aber keinesfalls ein "Muss":

• Hilfreich ist es auf jeden Fall, wenn Du schon Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Geschäftsleitung oder Bereichsleitung gesammelt hast
• Berufspraxis in einer Agentur oder einem Verlag hilft Dir und uns bei der Einarbeitung - ist für uns aber nicht ausschlaggebend

Deine Bewerbung

Du bist der Überzeugung, ​wir passen gut zusammen? Dann brauchen wir von Dir nur noch...

• … Deinen aktuellen Lebenslauf
• … für Dich besonders relevante Zertifikate oder Bildungsabschlüsse
• … Deine letzten maximal zwei Arbeitszeugnisse

PS: Ein "klassisches" Bewerbungsanschreiben brauchst Du übrigens nicht zu verfassen.