Leiter (m/w/d) interne Verwaltungsdienste (Nr. 48/2025)

Zur Verstärkung des Amtes für Zentrale Steuerung und Digitalisierung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Leiter (m/w/d) interne Verwaltungsdienste unbefristet in Vollzeit (Teilzeit möglich).
Sie organisieren gerne vielfältige Aufgabenbereiche und behalten stets den Überblick? Dann unterstützen Sie unser Team als Leiter (m/w/d) interne Verwaltungsdienste der Stadtverwaltung Weimar.

Ihre Aufgaben

1. Organisation & Leitung

• Koordination, Planung und Kontrolle aller Abläufe in den Bereichen: Post, Lager, Kopier-/Bindeservice und Besprechungsräume.
• Fachliche Anleitung der Mitarbeitenden, Erstellung von Einsatzplänen, Einhaltung von Sicherheits- und Datenschutzvorgaben.
• Unterstützung bei Optimierung von Prozessen und Digitalisierung (z. B. Online-Bestellsystem).

2. Poststelle
Digitale Poststelle:

• Sichtung, Scannen und Validierung der Eingangspost inkl. Metadatenpflege.
• Fehlerbehebung, Weiterleitung der digitalen Post und Betreuung zentraler E-Mail-Postfächer.

Analoge Poststelle:

• Leeren der Briefkästen und Verteilen der Post, Annahme/Weiterleitung von Paketen und amtlicher Post.
• Frankieren, Sortieren und Versandvorbereitung der Ausgangspost sowie Nachverfolgung verlorener Sendungen.

3. Lagerverwaltung

• Annahme, Lagerung und Ausgabe von Materialien.
• Bestandsführung, Erfassung von Warenbewegungen und Durchführung von Inventuren.

4. Vervielfältigungs- & Bindeservice

• Durchführung von Kopier-, Scan-, Schneide- und Bindearbeiten.
• Wartung der Geräte, Materialnachfüllung, und Rechnungsstellung für externe Aufträge.

5. Besprechungsraumservice

• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungsräumen inkl. Getränkeservice und Auslösen von Transporten bei Bedarf.

Ihr Profil*:

• abgeschlossene 3 -jährige Berufsausbildung im Berufsfeld Wirtschaft/ Verwaltung

• Es werden auch Bewerber (m/w/d) berücksichtigt, die sich aktuell im berufsqualifizierenden Prüfungsverfahren befinden. Der erforderliche Abschluss muss zwingend zum Einstellungszeitpunkt, spätestens 3 Monate nach Bewerbungsschluss vorliegen.

Darüber hinaus wünschen wir uns von Ihnen:

• Kenntnisse der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften
• guter Ausdruck im Schriftverkehr und in der Gesprächsführung
• sichere PC-Kenntnisse anwendungsbereite und sichere Kenntnisse der Standardsoftware
• freundliches und sicheres Auftreten
• Fähigkeit zur selbständigen und eigenverantwortlichen Arbeit
• Teamfähigkeit

Das bieten wir

• einen (sicheren und) wirtschaftsunabhängigen Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
• attraktive Vergütung gemäß Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD - VKA) in der Entgeltgruppe E 5 inkl. jährlicher Jahressonderzahlung und regelmäßiger Tariferhöhungen
• betriebliche Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes (ZVK), vermögenswirksame Leistungen
• Arbeitgeberzuschuss zur Entgeltumwandlung
• 30 Tage Urlaub, zusätzlich in den meisten Arbeitsbereichen am 24. und 31.12. arbeitsfrei
• Gleitzeitkonto und flexible Arbeitszeitmodelle zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• breit gefächerte und aufgabenspezifische Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und individuelle Personalentwicklung
• unser betriebliches Gesundheitsmanagement, das z.B. regelmäßige Gesundheitschecks, Sport- und Fitnessangebote sowie Schulungen zu verschiedensten Gesundheitsthemen umfasst
• Firmenfitness „Hansefit“
• Möglichkeit des Fahrradleasings

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in unserem Online-Bewerbungsportal bis zum 12.08.2025.
Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen in Papierform oder per E-Mail nicht berücksichtigt werden können.
Bei Fragen steht Ihnen das Personalmanagement, Telefon: 03643/762 427 gern zur Verfügung.