kfm. Assistenz für die Geschäftsführung

Stellenbeschreibung

Deine Aufgaben

• Du unterstützt unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft, koordinierst Termine und bereitest Meetings, Kundengespräche und Präsentationen vor und nach
• Du bist erste Ansprechperson für Kunden, Partner und Dienstleister - ob per Mail, Telefon oder Video-Call - und hältst alle Beteiligten auf dem Laufenden
• Du kümmerst dich um Ein- und Ausgangsrechnungen, die Kontierung von Belegen, um das Mahnwesen und bereitest Unterlagen für unsere Buchhaltung bzw. unser Steuerbüro vor
• Du behältst Verträge, Fristen, Budgets sowie laufende Lizenzen und Abos (z. B. Hosting, Software-Tools) im Blick
• Du kümmerst Dich um interne Beschaffungen (Getränke, Materialien u.w.)
• Du erstellst Auswertungen und Übersichten, zum Beispiel zu Projektstunden, Umsätzen oder offenen Posten
• Du unterstützt bei Personalthemen wie der Organisation von Bewerbungsprozessen und dem Onboarding neuer Kollegen
• Du entwickelst unsere internen Abläufe weiter und machst sie, auch mithilfe von KI-Tools und Automatisierungen, effizienter

Was du mitbringst

• Eine kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation - Erfahrung in einer Assistenz ist von Vorteil, Quereinsteiger sind bei uns aber genauso willkommen
• Ein gutes Verständnis für kaufmännische und buchhalterische Abläufe wie Rechnungsstellung und Zahlungsverkehr
• Du kommunizierst gerne und sicher mit Kunden, Dienstleistern und im Team und trittst freundlich und verbindlich auf
• Interesse und Freude in der Automatisierung von Prozessen und Implementierung von KI-Lösungen
• Du arbeitest strukturiert, eigenständig, zuverlässig und diskret und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir bieten

• Ein motiviertes Team und flache Hierarchien - bei uns duzen wir uns
• Den direkten Draht zur Geschäftsführung und echten Gestaltungsspielraum für eigene Ideen
• Eine vielseitige Rolle an der Schnittstelle von Organisation, Kunden und Digitalprojekten
• Eine strukturierte Einarbeitung, damit du gut ankommst
• Flexible Arbeitszeiten, Vollzeit oder Teilzeit möglich

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