Empfangsmitarbeiter:in (Teilzeit)

Worum es geht

Sie werden Teil unseres Teams Facility Management am Standort Neu-Isenburg und unterstützen unser Front Office als Empfangsmitarbeiter:in.
Sie sind Gastgeber:in vor Ort - für Mitarbeitende und Besucher:innen - sowie Ansprechpartner:in für Personen, die sich telefonisch oder per E-Mail an uns wenden. Außerdem koordinieren Sie den Zutritt und die Arbeit von externen Dienstleistern, wie zum Beispiel Reinigungskräften oder Handwerker:innen.
Über klassische Empfangstätigkeiten hinaus steuern Sie den Posteingang und -ausgang und sind für die Ausgabe von Mitarbeiterausweisen sowie Kantinen-Tokens verantwortlich. Sie stellen die Versorgung mit Büromaterial sicher und kümmern sich eigenständig um notwendige Nachbestellungen. Zudem sorgen Sie dafür, dass unsere Besprechungsräume jederzeit vorbereitet und einsatzbereit sind.
Kurzum: sind Sie das professionelle, freundliche Gesicht unseres Standorts, fungieren als aufmerksame:rGastgeber:in und sorgen für reibungslose Abläufe vor Ort.
Darum könnte dieser Job interessant für Sie sein:

• Exzellentes Standing: Unser Empfangsteam genießt im Haus einen hervorragenden Ruf
• Planbarkeit: Sie profitieren von geregelten Arbeitszeiten ohne Schicht- oder Wochenenddienst
• Abwechslungsreiches Aufgabenfeld: Die Stelle bietet einen vielseitigen Mix aus klassischer Empfangstätigkeit und operativer Verantwortung im Office Management
• Strukturierter Start: Ein erfahrener Office Manager bereitet Sie intensiv auf Ihre Aufgaben vor und sorgt für eine fundierte, praxisnahe Einarbeitung

Das wären Ihre konkreten Aufgaben

• Besuchermanagement: Empfang von Mitarbeitenden und Gästen sowie Überwachung des Gebäudezugangs
• Kommunikation: Annahme und Weiterleitung von Telefonanrufen sowie Erteilung allgemeiner Auskünfte
• Post- und Logistikservice: Erfassung, Bearbeitung und Weiterleitung der Ein- und Ausgangspost (physisch und digital), Abwicklung des Paketversands
• Dienstleistersteuerung: Koordination und Begleitung externer Dienstleister (z. B. Reinigungskräfte, Handwerker) sowie Organisation von Caterings für Besprechungen
• Materialmanagement: Bestellung und Bereitstellung von Büromaterial für Mitarbeitende
• Vor-Ort-Support: Ausgabe und Verwaltung von Besucherausweisen und Kantinen-Tokens, Unterstützung von Mitarbeitenden bei organisatorischen Fragen vor Ort

Das wünschen wir uns von Ihnen

• Abgeschlossene Ausbildung, idealerweise im Bereich Hotellerie oder Büromanagement
• Mehrere Jahre Berufserfahrung im Empfangsservice, im Front Office / an der Rezeption, im Office Management, im Praxismanagement oder im Kanzleimanagement
• Erfahrung mit der Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangspost (elektronisch und digital)
• Ausgeprägte Serviceorientierung und professionelles Auftreten
• Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen (Outlook, Teams)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2), gute Englischkenntnisse von Vorteil

Wir bieten Ihnen

• Vergütungspaket: Grundgehalt (12 Monatsgehälter) plus Bonus
• Teilzeit: mindestens 30 Stunden / Woche, höchstens 35 Stunden / Woche
• Präsenz vor Ort: 4 Tage pro Woche
• Workation: bis zu 20 Arbeitstage pro Jahr im EU-Ausland arbeiten
• Budget für die Teilnahme an externen Fortbildungen
• Interne Lernplattform und Trainingsprogramme (z.B. Projektmanagement)
• Mental Health Plattform (auf Wunsch 4 Coaching-Sitzungen)
• Vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge (Direktversicherung, 20 % Arbeitgeberzuschuss)
• Job-Bike Leasing
• Parkplätze direkt am Gebäude